New free add-on for saving Outlook attachments to sharepoint

Oliver Wirkus — Thu, 09 Jul 2009 12:56:00 GMT

Im Blog von Joel Oleson –besser bekannt vielleicht als SharePoint Joel- habe ich einen interessanten Artikel gefunden. Joel berichtet hier über ein neues und kostenloses Outlook Add-On von Quest, mit dem man aus Outlook (unterstützt wird Outlook 2003 und Outlook 2007) heraus Email-Attachements sehr einfach direkt in eine SharePoint-Liste speichern kann.

In seinem Blog-Artikel berichtet er über das Tool, die Installation und einen kurzen Test.

Hier ein Screenshot von diesem Tool.

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Benachrichtigungseinstellungen editieren - Tool als Download

Oliver Wirkus — Tue, 23 Sep 2008 13:33:00 GMT

Ein paar Tage ist es nun her seit mich ein Kunde angerufen hat, weil er Probleme mit einigen Benachrichtigungseinstellungen hatte. Was war passiert? Nun, als SharePoint-Neuling hatte er als Administrator ein paar Benachrichtigungen an SharePoint-Listen eingetragen und als zu benachrichtigen Benutzer keine Benutzer, sondern Gruppen aus seinem ActiveDirectory eingetragen. Nach einigen Versuchen hatte er viel zu viele Benachrichtigungen eingetragen und löste dadurch eine Flut von Emails aus, sobald Einträge in den Listen geändert wurden. Er rief mich an, weil er wissen wollte, wie er diese Benachrichtigungen wieder löschen kann.

Ich habe ihm gezeigt, wie er in den Websiteeinstellungen die Benachrichtigungen anzeigen und löschen kann. Allerding musste ich ziemlich bald zugeben, dass diese Methode nicht besonders benutzerfreundlich ist. Wie der folgende Screenshot zeigt, werden in dieser Ansicht nur die eingerichteten Benachrichtigungen angezeigt - allerdings ohne weitere Parameter - und so ist es ziemlich mühsam herauszufinden, welche Benachrichtigung beibehalten werden soll und welche aufgrund falscher Parametrierung gelöscht werden soll.

Natürlich konnte ich unserem Kunden weiterhelfen, denn für solche Problemfälle hatten wir vor einiger Zeit schon ein kleines Entwicklertool geschrieben. Dieses Tool habe ich etwas überarbeitet und modernisiert und unserem Kunden zur Verfügung gestellt. Es funktioniert ein wenig anders, als die vergleichbare SharePoint-Benachrichtigungsansicht: da Benachrichtigungen zwar nicht physikalisch, aber immerhin logisch mit Listen oder Bibliotheken verbunden sind, haben wir bei diesem Tool die Auswahl von Benachrichtigungen eng mit der Auswahl von Webs und Listen verbunden. Bedeutet: ein Anwender wählt in diesem Tool ein Web aus, danach werden ihm alle Listen in diesem Web angezeigt. Wählt der Benutzer nun noch eine Liste aus, werden ihm alle Benachrichtigungen mit den wichtigsten Parametern angezeigt, die mit der ausgewählten Liste logisch verbunden sind.

Die wichtigsten Parameter einer Benachrichtigung können hier geändert werden und es ist auch möglich, die komplette Benachrichtigung zu löschen. Mit diesem Tool kann sich ein SharePoint-Administrator sehr schnell einen Überblick über alle eingerichteten Benachrichtigungen verschaffen. Wer mehr über die Codierung des Change Type erfahren möchte, der findet in Harsh's Blog (retrieving user alerts via object model) eine gute Auflistung der einzelnen numerischen Werte.

Dieses Tool stelle ich -wie meine bisherigen Tools auch- für Interessierte kostenlos zur Verfügung. Gegen eine kleine Registrierung kann sich jeder ein ZIP-Archiv mit alle bisherigen SharePoint-Tools über diesen Link kostenlos herunterladen. Wie bisher auch erfolgt der Einsatz dieses Tools auf eigenes Risiko.

Informationen über meine bisherigen SharePoint-Tools finden sich hier und hier.

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Oliver Wirkus : Tool

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Benachrichtigungseinstellungen editieren - Tool als Download